Tips från experten

Konflikt eller kränkning – viktigt att agera direkt

kvinna framför laptop ;

Konflikter, mobbning och kränkningar kan uppstå på alla arbetsplatser. Som chef är det viktigt att ha koll på skillnaderna då de ska bemötas och hanteras på olika sätt för att lösa problemen och minska konsekvenserna för både individer och verksamheten.

De flesta har någon gång varit inblandad i en konflikt. Ofta är de övergående och kanske ledde det till något positivt, men ibland får konflikter fäste och eskalerar. Annmarie Ulfving Plynning är organisationskonsult på Falck Previa och jobbar med att utreda kränkande särbehandling på arbetsplatser, något som hon ofta ser hade kunnat undvikas om en konflikt hade stoppats i tid.

– Som chef får man inte ducka jobbiga situationer för att man inte har tid eller känner sig osäker. Man måste vara beredd att skaffa sig kunskaper som man saknar och ta stöd för att hantera konflikter som uppstår, det ingår i uppdraget, säger hon.

En person som upplever sig kränkt kan aldrig ifrågasättas

Skillnaden på en konflikt och kränkning 

Så hur ser vi skillnad på konflikter och kränkningar, och hur ska de hanteras? Medan en konflikt ofta blir påtaglig genom om att två eller fler parter har helt olika uppfattningar om ett problem och hur detta bör lösas, innebär kränkande särbehandling i korthet ett grovt respektlöst och nedvärderande beteende som riktas mot en eller flera andra. Det är arbetsmiljölagstiftningen (främst AFS 2001:1 SAM och AFS 2015:4 OSA) i kombination med interna regelverk som styr vad man som chef ska göra i olika situationer.

– Man ska komma ihåg att kränkningar är en subjektiv upplevelse. En person som upplever sig kränkt kan aldrig ifrågasättas, men det kan vara så att händelsen inte motsvarar den juridiska definitionen av kränkande särbehandling, säger Annmarie Ulfving Plynning och fortsätter;

– Det är viktigt att man agerar skyndsamt och gör en bedömning av situationen. Det är den primära ingången för att se vad det är för typ av situation det handlar om och hur du som chef ska agera.

Utredning av kränkande särbehandling

Per Larsson är även han organisationskonsult på Falck Previa. Han var med och tog fram Myndigheten för arbetsmiljökunskaps (MYNAK) Riktlinjer för hantering av sociala hälsorisker på arbetet – kränkande särbehandling och mobbning. Där har de formulerat tre principer som ska gälla alla insatser under hanteringen:

  • Respekt innebär att alla i en organisation förtjänar att bemötas med samma hänsyn och omtanke.
  • Saklighet handlar om att beslut, insatser och liknande ska fattas på rimliga och förklarliga grunder, men också om att specifika åtgärder står i rimlig proportion till de problem som ska lösas.
  • Systematik handlar om att åtgärder och rutiner ska tillämpas på ett förutsägbart och liknande sätt i situationer som är likartade, men också om en beredskap att korrigera åtgärder eller beslut vid nytillkommen viktig information. Det vill säga att ta en sak i taget och fortsätta riskbedöma utvecklingen.

­– Ibland behövs det verkligen en utredning och många gånger kan man ana det redan vid informationsinhämtning. Det finns tydliga tecken på att arbetsmiljön sviktat under lång tid och konflikter kan ha eskalerat så att den ena eller båda parterna agerat kränkande. Vid allvarliga fall kan arbetsgivaren behöva vidta arbetsrättsliga åtgärder, säger Per Larsson.

Utbilda chefer, fackliga representanter, skyddsombud men även medarbetare

Förebyggande är effektivt

Både Annmarie och Per lyfter vikten av det förebyggande arbetet. Finns det kunskaper om hur man jobbar förebyggande, har man rutiner för att hantera konflikter tidigt, rutiner för att hantera upplevelser av kränkande särbehandling och god kännedom om riskfaktorer har man som verksamhet en bra grund att stå på. 

­– Ledarskapet är väldigt centralt i det förebyggande arbetet. Man ska vara en god förebild och bedriva ett aktivt, uppmuntrande, rättvist och inkluderande ledarskap. Skapa förutsättningar för ett bra samarbete där alla inviteras till att ta ansvar. Vi vet till exempel att en av de vanligaste riskfaktorerna för kränkande särbehandling och konflikter är ohälsosam arbetsbelastning. Som chef har man har ett ansvar att ge rätt förutsättningar för arbetet och att resurserna anpassas till kraven i arbetet, säger Annmarie Ulfving Plynning.

– Utbilda chefer, fackliga representanter, skyddsombud men även medarbetare. Då höjs kunskapsnivån avsevärt. Det kommer innebära att betydligt fler förstår och märker situationer som inte är acceptabla och kan agera enligt de interna rutinerna. Det skulle innebära att konflikter och riskfyllda beteende uppmärksammas och hanteras mycket tidigare, säger Per Larsson.

Hantera konflikter på arbetet

 

  1. Tydliga rutiner
    Skapa tydliga rutiner där det ingår en konfliktvägledning om man befinner sig i en konflikt/samarbetssvårigheter. Implementera rutinerna i hela organisationen.
  2. Ta stöd
    Känner du som chef dig osäker på om du kan hantera en konflikt bra, vänta inte med att begära hjälp och stöd från HR eller din företagshälsovård.
  3. Agera skyndsamt
    Ta situationen på allvar och prata med de berörda. Skapa en preliminär bild av situationen utifrån individernas redogörelser.
  4. Landa i konkreta åtgärder
    Gör en handlingsplan tillsammans med de inblandade som ni sedan kan följa upp. Dokumentera planen och det ni kommit fram till.
  5. Erbjud stöd
    Erbjud de inblandade stöd/avlastning. Upprepa erbjudandet.