Jobba systematiskt med upprepad sjukfrånvaro

Just nu är det många faktorer som samspelar och gör sjukfrånvaron svårprognostiserad. Samtidigt visar Försäkringskassans statistik att sjukskrivning för stress ökar.

Hög sjukfrånvaro gör det svårt att personalplanera och känna att man har stabilitet i verksamheten. Det kan även störa produktion, öka kostnader och skapa irritation hos andra medarbetare vars arbetsbelastning ökar.

– Redan efter tre frånvarotillfällen ökar risken för längre sjukfrånvaro. Det viktigaste du kan göra som chef är att uppmärksamma tidiga signaler på ohälsa hos dina medarbetare och följa upp regelbundet, säger Anna Sporrong, Senior Rehabkonsult på Falck.

Rekommendationen är att du arbetar med sjukfrånvaro systematiskt med tydliga rutiner som är förankrade i hela organisationen.

– Rutinerna ska både fungera och efterlevas i praktiken, säger Anna Sporrong.

Ha ett lagom långt perspektiv

Om målet är att minska sjukfrånvaron i din organisation är det viktigt att arbeta långsiktigt. Att stärka medarbetarnas och arbetsplatsens välmående kommer inte ske över en natt. Utgå ifrån er verksamhet när ni sätter mål och fokusera på de steg ni måste ta för att nå dem.

För att arbeta långsiktigt är det viktigt att ni samlar sjukfrånvarostatistik och definierar den frekvens av sjukfrånvaro som genererar att du som chef agerar. Många väljer att ingripa halvårsvis för att kunna fånga upp tidigt.

Ett bra sätt att möta medarbetare på är i så kallade omtankesamtal. Här möter du din medarbetare med omtanke i stället för ifrågasättande. Syftet är att få förståelse för medarbetarens situation och tillsammans komma fram till vad ni båda kan göra för att minska sjukfrånvaro för såväl aktuell medarbetare som eventuella organisatoriska åtgärder.

Dokumentera samtalet så att ni båda kan komma ihåg vad som sades och vad ni kom överens om. Planera också in en uppföljning efter tre till sex månader beroende på vad ni har för rutiner.

Lär känna dina medarbetare

När du som chef känner dina medarbetare ökar chanserna för att du kan fånga upp tidiga signaler på ohälsa. Att du har bra relation till dina medarbetare ökar också chansen att de vänder sig till dig med eventuella problem.

– För att fånga upp tidiga signaler vill du hålla utkik efter är avvikande beteenden. Om du har regelbunden vardagsdialog med dina medarbetare känner du dem i ”normalläge” och kan då också urskilja avvikelser, säger Anna Sporrong.

Så snart du märker att någonting inte är som vanligt, agera genom att fråga. Det behöver inte ens ha varit någon sjukfrånvaro.

– Det absolut bästa är om vi kan hjälpa individer innan de faktiskt blir sjuka, säger Anna Sporrong.

Håll kontakten med medarbetare även när de är sjukfrånvarande. Studier visar att bibehållen kontakt har stor inverkan på sjukfrånvaron. När kontakt försvinner blir ofta sjukfrånvaron onödigt lång.

Policy i praktiken

Det är er policy som styr hur ni hanterar sjukfrånvaro på arbetsplatsen. Den avgör hur ni arbetar, hur uppföljning görs, vilka eventuella samtal som ska has, hur det ska dokumenteras osv. Se till att er policy är uppdaterad, tydligt beskriver era rutiner och att rutinerna faktiskt efterföljs i det vardagliga arbetet.

Viktigt att tänka på i policyarbetet är hur ni definierar upprepad sjukfrånvaro. Tittar ni på antal tillfällen, alltså upprepad sjukfrånvaro, eller antalet tillfällen med sjukfrånvaro upp till 14 dagar, alltså upprepad korttidsfrånvaro? Det är upp till dig som arbetsgivare att avgöra vilken definition ni använder, så länge det görs lika för alla på arbetsplatsen.

En annan punkt att se över är hur många gånger en medarbetare behöver vara borta för att det ska räknas som upprepad sjukfrånvaro. Detta var reglerat i lag fram till 2007 men är nu upp till arbetsgivaren att avgöra. Många mäter utifrån antingen fyra gånger på ett halvår eller sex gånger på ett år. Etablera med vilken frekvens du som chef ska ingripa och följ sen även upp med viss frekvens.