Allt fler företag börjar planera för återgång till sina arbetsplatser efter en lång tid av distansarbete. Att gå tillbaka till så som det var innan pandemin, där kontoren var företagens centrum för det dagliga arbetet, är det få som känner sig sugna på. Istället är det den hybrida arbetsplatsen som på långt sikt ser ut att bli det nya normala.
Irene Jensen är professor i metoder för företagshälsa och forskar på hur man kan förbättra arbetslivet och arbetssituationen. Hon ser att det individualiserade och flexibla arbetslivet, där det finns en balans mellan distansarbete och den fysiska arbetsplatsen, har övervägande fördelar och välkomnar den hybrida arbetsplatsmodellen. Men det finns också utmaningar som kan vara bra att uppmärksamma när arbetsgivare ska ta sig an och planera för det nya normala.
Nya utmaningar för framtidens arbetsplats
Rapporter och studier kring distansarbete visar att majoriteten av de som är anställda vill fortsätta att delvis jobba på distans. För många har den nya flexibiliteten inneburit minskad stress då man kunnat styra sin egen arbetstid. Men Irene Jensen berättar att det inte är alla som upplever arbetet på distans som enbart positivt och det har visat sig att många chefer istället vill se sina anställda tillbaka på kontoret. Det beror delvis på att många ledare känner att de tappat kontrollen under pandemin och inte haft koll på hur deras medarbetare mår.
– Det finns en risk att chefer inte klarar av att förändra sitt beteende. För att distansen ska fungera måste man ha ett ledarskap som är baserat på tillit där man är tydlig, konkret och sätter upp en ordentlig målplanering tillsammans med medarbetaren.
För att distansen ska fungera måste man ha ett ledarskap som är baserat på tillit
En annan yrkesgrupp som Irene Jensen tycker att man ska vara uppmärksam på är de unga personerna som precis kommit in på arbetsmarknaden. För de som inte har tidigare erfarenheter av arbetslivet krävs det väl planerade processer för att de ska finna sin plats i organisationen. Det kan bli ett större arbete att få dem att känna ansvar och lojalitet för sin arbetsgivare och en större utmaning för den nyanställda att lära sig gränserna mellan arbetsliv och fritid, vilket i sin tur kan skapa stress.
– Man måste jobba fram modeller och idéer hur man som företag ska ta hand om, inkludera och leda unga nyanställda när arbetsmiljön kommer bestå av en hybrid arbetsplats.
Balans mellan distansarbete och kontoret
Medan många företag börjar förbereda för hybridkontor finns det andra som ställer om helt till distans. Rapporter visar dock att detta kan leda till isolerade medarbetare och att det blir betydligt svårare att skapa en gemenskap och lojalitet på arbetsplatsen.
– Jag har varit ute på många arbetsplatser och det är nästan så att man känner direkt när man kliver in på en arbetsplats om det finns ett engagemang och en stolthet över organisationen man jobbar i. Det vill man inte tappa, säger Irene Jensen.
Men de flesta efterfrågar ändå någon form av hybridlösning då många saknar kontakten med sina arbetskamrater. Vissa yrken kräver även mer social kontakt för att arbeta mer effektivt med problemlösning och innovation. Medarbetare inom dessa typer av yrken upplever att det är svårt att vara lika kreativa digitalt som vid fysiska möten.
– Kontorets kommer bli mer av en mötesplats, främst för större grupper. Men det beror ju såklart på hur arbetsgivaren designar sin hybridsituation.
På KI har man sedan vintern 2020 planerat för att ställa om till en fungerande hybrid arbetsplats där medarbetarna får jobba 50 procent på distans. Den administrativa personalen blir först ut under hösten 2021 och hur de väljer att lägga upp sitt arbete sker i planering med deras chef. Då utgår de från vad som passar personen bäst kring bland annat hur mycket arbete som ska ske på distans och hur de ska lägga upp arbetet så att både individen och verskamheten ska fungera på bästa sätt.
– Det är ett exempel på hur samverkan och samtal mellan chef och medarbetare är en viktig del för att en hybrid arbetsplats ska fungera, men även att medarbetarens inflytande kommer stå högre upp på agendan, säger Irene Jensen.
