Våra liv är fulla av digitala redskap, både på jobbet och privat. Därför är det viktigare än någonsin att tillsammans komma överens om hur vi ska använda dem. Oklara policys och förväntningar leder lätt till stress och obalans, inte verktygen i sig.
Närmare nio av tio yrkesverksamma svenskar använder IT i jobbet och varannan utnyttjar dator mer än halva sin arbetstid. Fler än var femte av oss utför i stort sett allt arbete i direkt interaktion med digitala system. Det visar siffror från Arbetsmiljöverket.
Vi jobbar från stationära datorer, laptops, smartphones och plattor – på kontoret, hemma, på fabriksgolvet, ute hos kunder och brukare, i kollektivtrafiken… när, var och hur vi vill. Och det är just den friheten som (i värsta fall) skapar en känsla av att aldrig kunna koppla av och ner. När är man egentligen klar? När är vi ”på jobbet”?
Frihet skapar ångest, heter det. Och digitaliseringen har onekligen inneburit stor frihet att lägga upp vårt arbete på ett nytt sätt, att kommunicera bättre och enklare – och mer miljösmart. Men om detta skapar stress är det knappast teknikens fel. Josefin Bildsten, psykolog på Previa, tror inte heller på begreppet ”digital stress” och tillägger att det är viktigt att inte glömma bort fördelarna med digitaliseringen:
– Digital stress skiljer sig inte från annan stress och poängen med alla våra verktyg, både digitala och fysiska, är ju att förlänga och förstärka våra mänskliga förmågor. Fokus i medias rapportering ligger ofta på risker och farlighet, men nyanserna saknas. Vi behöver öka vår medvetenhetsgrad kring vår användning av digitala verktyg och syftet med dem. Att synliggöra vårt beteende är första steget mot en beteendeförändring.
Arbeta när och var man vill kan skapa oklarhet kring när man egentligen är färdig med sitt arbete.
Brist på balans
Vari bestå då stressen? All stress bottnar i en upplevd obalans mellan krav och resurser, samt brist på tid för återhämtning. Med digitala redskap går vi till exempel alltid att nå, till skillnad från den analoga eran. För vissa innebär gränslösheten frihet, för andra skapar den förvirring.
– Gränslöshet och flexibilitet i fråga om att arbeta när och var man vill, kan skapa oklarhet kring när man egentligen är färdig med sitt arbete, vilket på sikt kan störa privatlivet och leda till bristande återhämtning och hälsobesvär, påpekar Josefin Bildsten.
Digitala redskap pockar dessutom på vår uppmärksamhet via olika former av ljud och ljus, vilket ökar stressen och även kan ha en fysiologisk dimension.
– Vi jobbar alltmer vid olika slags skärmar, från små till större. Stress från bildskärmar kan göra att man blir störd på ett helt annat sätt, ljud och signaler tar koncentration från oss, och när vi går tillbaka till vår huvudsyssla finns det alltid en ställtid, säger Karin Rahmner, ergonom på Previa.
Lämna telefonen utanför
Att man ofta har mindre skärmar i dag reser också frågor om arbetsmiljön. Mindre skärmar ställer krav både på synen och övriga sinnen, vilket kan leda till huvudvärk som alltså inte har psykiska orsaker. Ljuset från digitala skärmar kan dessutom ge sömnstörningar. Ungefär hälften av landets arbetstagare uppger också att de har kognitiva nedsättningar i form av minnes- eller koncentrationssvårigheter.
– Det är viktigt att på arbetet ha möjlighet till att stänga en dörr, ha ett tyst rum eller liknande för att inte trötta ut hjärnan. Framförallt när det gäller mer komplicerade arbetsuppgifter. En annan sak kan vara att stänga av notifikationer, menar Karin Rahmner och påpekar att det gäller att planera sin digitala arbetsdag:
– Fundera på när under dagen du har bäst koncentration och är som piggast, och välj att ta itu med de mest krävande uppgifter under den tiden.
Ta ett grepp om kommunikationen
Ett annat sätt är att välja bestämda tider för att kontrollera mejl, sms och chatt. Ta ett medvetet grepp på din kommunikation och sätt av en viss tid för den, råder Josefin Bildsten.
– Att svara på mejl så fort de dyker upp skapar en känsla av kontroll över arbetssituationen, men leder ofta till ökad stress samt att vi tappar fokus på det vi egentligen ska göra. Vi får börja om på nytt hela tiden.
Hur ska arbetsgivaren underlätta minskad stress av digitala redskap? Genom att minska osäkerheten och tydliggör förväntningarna kring användningen av dem, råder experterna:
– Ta fram en policy för vad som förväntas av medarbetarna i fråga om tillgänglighet, och se till att cheferna föregår med gott exempel genom att inte mejla kollegor utanför arbetstid, säger Karin Rahmner och menar att arbetsgivarna kan göra mycket i fråga om den rent fysiska miljön för att underlätta återhämtning.
– Brist på återhämtning är ofta en orsak till stress, och här kan arbetsgivarna göra mycket. Se till att det finns grönområden i närheten, uppmuntra kollegorna att använda dem för pauser och återhämtning. Anlägg promenadslingor för walk-and-talk-möten inne eller ute, och se till att friskvårdstiden verkligen används.
Cheferna äger frågan
Att vi sitter still mycket mer idag än för 50 år sedan kan vi också ”tacka” digitaliseringen för. Vi tillbringar mycket tid framför olika skärmar, även på fritiden. Det ökar behovet av fysisk aktivitet. Men varför är det så bra för hjärnan?
– Kropp och hjärna hör ihop och när vi tränar kroppen så får även hjärnan träning. När vi ger hjärnan dessa impulser så får vi en massa positiva effekter. När du rör på dig andas du på ett annat sätt och axlarna sjunker ner och du påverkas mindre av stress, säger Karin Rahmner.
De flesta tror att företagsledningen eller IT-avdelningen bär ansvar för den digitala arbetsmiljön medan endast tre av tio chefer känner till att de själva äger ansvarsfrågan. Hanteringen av digitala redskap ska ingå i ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Och det är egentligen inte konstigare än att fysiska verktyg kräver en policy för att vi ska använda dem rätt och inte skadas. Från knivar och yxor till bandsågar och farliga kemikalier.
Hur ska man då gå tillväga för att uppnå en hälsosam användning av just digitala redskap?
– Diskutera vilka normer som ska gälla och utforma en policy, till exempel för hur man ska hantera digitala enheter på gemensamma möten och i fikarummen. Målet är ju att vi ska använda vår gemensamma tid så bra som möjligt. Bara att ha med sin telefon in i ett rum får konsekvenser, vare sig vi är medvetna om det eller inte, påpekar Karin Rahmner, som tror att många skulle vilja lyfta de här frågorna på arbetsplatsen men inte vågar:
– Man vill inte bli sedd som teknikfientlig eller bakåtsträvare.
Arbetsmiljön flyttar hem
Att digitaliseringen har gjort det möjligt för fler att jobba hemma har dessutom vidgat begreppet arbetsmiljö.
– Arbetsgivaren har av naturliga skäl små möjligheter att påverka arbetsmiljön i hemmet. Och är man som arbetsgivare beredd att axla det ansvaret? Sådant måste också ingå i en policy.
Till sist, digitaliseringen är ett relativt nytt fenomen inom arbetslivet. Därför saknas det forskning kring hur våra hjärnor och kroppar påverkas på längre sikt.
– Vi vet inte hur digitala redskap och arbetssätt påverkar oss på längre sikt. Forskningen är än så länge både tunn och spretig. Utmattningssyndrom beror på många faktorer, inte bara arbetsrelaterade och framför allt inte bara på digitala verktyg, säger Josefin Bildsten.
Det alla kan vara överens om är att det är svårt att vrida klockan tillbaka. Men att just köpa en hederlig analog väckarklocka kan vara ett enkelt sätt att underlätta återhämtningen i sovrummet, genom att lämna mobiltelefonen – som idag ofta dubblerar som väckarklocka – utanför…
Designa din digitala arbetsdag
Planera utifrån din tillgängliga mentala kraft. Ta hand om komplexa uppgifter och surdegar först, eller när du är som mest alert.
Bädda för färre avbrott. Stäng av notifikationer och aviseringar, eller sätt dem på ljudlöst. Signalera för kollegor när du vill jobba ostört. Hantera e-post planerat i stället för spontant.
Gör en sak i taget istället för ”multitasking”.
Ta korta pauser och öka variationen genom att till exempel växla fönster på datorn och variera arbetsuppgifterna.
Diskutera normer för tillgänglighet på arbetsplatsen.
