Tips från experten

Aktivitetsbaserat kontor – svårt för chefer

Aktivitetsbaserat kontor - svårt för chefer ;

Att byta till aktivitetsbaserad arbetsplats innebär ett helt nytt arbetssätt. Det ställer också krav på ledarskapet – inte minst att kunna se och bekräfta medarbetare när man kanske inte längre jobbar nära varandra.

Allt fler arbetsplatser har gått över till aktivitetsbaserat arbetssätt och trenden pekar fortsatt uppåt. 

– Intresset från företag och organisationer är jättestort, säger Maja Domeij, fysioterapeut på Previa som arbetat länge som rådgivare åt företag som planerar att gå över till aktivitetsbaserat. 

Att arbeta aktivitetsbaserat innebär att man istället för fasta arbetsplatser har områden som anpassas efter aktivitet. Det kan vara platser för individuellt arbete, samarbete, tysta rum, eller samtalsrum. Medarbetaren utgår från vilka uppgifter som ska utföras den dagen och väljer område efter det. Många uppfattar arbetssättet som flexibelt och att det leder till mer interaktion, men för de som tidigare haft egna rum kan omställningen bli svår. Det ställer även ledarskapet inför nya utmaningar.

Medarbetare behöver känna sig sedda

– De allra viktigaste trivselfaktorerna på en arbetsplats är att medarbetarna känner sig sedda och upplevelsen av att tillhöra en grupp. Det måste man tänka på som chef om man har en grupp som plötsligt sitter utspridd och där det kan gå en hel dag utan att man möter sina medarbetare, säger Maja Domeij.

Viktigast i planeringsfasen är att man gör en grundlig analys av företagets eller organisationens behov och att denna inte bara handlar om hur möblerna ska stå. 

– Det handlar ju om att säkra upp ett nytt arbetssätt. Det kan lätt bli att kontoret inreds för att arbeta aktivitetsbaserat, men man måste analysera hur man arbetar, vilka behov man har och vad som måste förändras. Man behöver hitta nya sätt att hålla igång dialogen och som ledare måste man fundera på hur och var man möter och ser sina medarbetare, säger Helen Rosander, organisationskonsult på Previa. Hon berättar om ett företag som löste det med hjälp av digitala kanaler där medarbetare fick checka in. På så vis visste chefen var alla medarbetare befann sig och fick bättre överblick. 

Ett annat råd är att göra tydliga överenskommelser – där både den anställde och chefen har ansvar för att höra av sig och stämma av. 

– En arbetsgrupp kan till exempel ha en fast fikatid i veckan då alla i gruppen träffas och pratar av sig, säger Maja Domeij, och tillägger: 

– Sådant måste också tas upp i analys- och planeringsarbetet så att man skapar rum för det. Det handlar om att identifiera risker och om att möta dem.

Analys och planering - viktigt när kontoret aktivitetsbaseras

Viktigast i planeringsfasen är att man gör en grundlig analys av företagets eller organisationens behov och att denna inte bara handlar om hur möblerna ska stå. 

– Det handlar ju om att säkra upp ett nytt arbetssätt. Det kan lätt bli att kontoret inreds för att arbeta aktivitetsbaserat, men man måste analysera hur man arbetar, vilka behov man har och vad som måste förändras. Man behöver hitta nya sätt att hålla igång dialogen och som ledare måste man fundera på hur och var man möter och ser sina medarbetare, säger Helen Rosander, organisationskonsult på Previa. Hon berättar om ett företag som löste det med hjälp av digitala kanaler där medarbetare fick checka in. På så vis visste chefen var alla medarbetare befann sig och fick bättre överblick. 

Ett annat råd är att göra tydliga överenskommelser – där både den anställde och chefen har ansvar för att höra av sig och stämma av. 

– En arbetsgrupp kan till exempel ha en fast fikatid i veckan då alla i gruppen träffas och pratar av sig, säger Maja Domeij, och tillägger: 

– Sådant måste också tas upp i analys- och planeringsarbetet så att man skapar rum för det. Det handlar om att identifiera risker och om att möta dem.

Som ledare måste man fundera på hur och var man möter och ser sina medarbetare

I november höll Maja och Helen i ett seminarium med deltagare från flera stora svenska företag och organisationer för att dela erfarenheter och lärdomar från aktivitetsbaserat arbete. Ledarens förändrade roll var ett ämne som kom upp. På frågan om vanligaste fallgropen handlade det dock om längtan att få dra sig undan. 

– Det vi ofta ser är att arbetsgivare underskattar behovet av rum som man kan gå undan i. Tysta rum där man kan ta telefonsamtal eller arbeta ostört i. En del satsar stort på lounge-liknande områden som ser inbjudande ut men som sällan används eftersom de inte fungerar som arbetsplatser, säger Helen Rosander. 

Just detta visar igen hur viktigt det att tänka till ordentligt innan, och att göra ett gediget förarbete.

Nytt arbetssätt kräver förändrat ledarskap

  • Se till att alla ledare har förståelse för förändringen – varför den genomförs och vilka fördelar den ger.
  • Ge tid för ledaren att förstå och reflektera över hur ledarskapet förändras. 
  • Se medarbetare även om de sitter mer utspridda. Hitta strukturer för att veta var medarbetare befinner sig. 
  • Gå igenom och förbered hur man kan arbeta med till exempel distansledarskap, till exempel med distansmöten. 
  • Ha tålamod. Vanor är starka. Uppmuntra lärande, nyfikenhet och reflektion. Nya beteenden tar tid att befästa. 
  • Ha löpande uppföljning. Vad fungerar? Vad fungerar inte? Hur mår medarbetarna? Hur är deras motivation?