""

Effektivisera organisationen

Effektivitet handlar om att rätt person gör rätt saker vid rätt tid. Då ökar medarbetarnas kapacitet och verksamhetens konkurrenskraft. Effektivitet är allas ansvar och en viktig faktor för att vi ska trivas på vår arbetsplats.

Ledarskap

Använd våra tips för att effektivisera er organisation. Tipsen är framtagna i en process med våra beteendevetare och organisationskonsulter. 

10 tips för att effektivisera organisationen

  1. Fokusera på de viktigaste processerna

    Den som ser sig omkring på en vanlig arbetsplats kan lätt hitta hundratals saker som skulle kunna förbättras för en effektivare arbetsprocess; en lista som kan skapas, ett möte som kan hållas eller en rutin som kan förtydligas. Men innan ni lägger ner kraft på första bästa förbättringspotential kan det vara viktigt att fundera på vilka processer i er verksamhet som är själva huvudsaken. Fokusera på förbättringsarbete som verkligen bidrar till att ni når era mål, och låt annat vara. 
  2. Fokusera på medarbetarens förutsättningar

    Ibland kan man få för sig att det är verktyg, instruktioner och checklistor som gör att en arbetsplats fungerar och levererar. Men i verkligheten är det alltid människor av kött och blod som ska göra jobbet. I takt med att vårt samhälle förändras allt snabbare från produktion av saker till samverkan i nätverk blir människorna allt viktigare. Ha därför alltid fokus på hur den enskilda medarbetaren kan få optimala förutsättningar att bidra och utvecklas i arbetet. 
  3. Fråga om förslag till förbättringar på arbetsplatsen

    Var tydlig med att välkomna alla förslag som syftar till att förbättra verksamheten. Många har ett särskilt förslagsdokument eller en förslagslåda, eller en stående punkt på personalmötet. Se till att alla förslag får ett snabbt svar och en tydlig återkoppling. Tacka även för förslag som du som chef eller ni som ledningsgrupp inte väljer att gå vidare med. Låt lusten att utvecklas bli en del av er kultur. 
  4. Tydliggör ansvar och roller på företaget

    Se till att alla har klart för sig vem som ansvarar för viktiga uppgifter och processer, och att varje person så långt som möjligt gör det den är bäst på. Otydliga ansvarsförhållanden och känslan av att ens kompetens inte tas till vara är vanliga orsaker till vantrivsel, konflikter och stressrelaterad ohälsa. Skapa en kultur där olikheter ses som en styrka. Fundera också över vad som är en optimal gruppstorlek, både för chefernas möjligheter att se alla individer och för möjligheterna att bygga laganda. 
  5. Följ upp sjukfrånvaro på jobbet

    Sjukfrånvaro är ofta ett tydligt kvitto på hur organisationen mår. Följ regelbundet upp hur den samlade korttids- och långtidsfrånvaron utvecklas, och analysera orsaker till både ökningar och minskningar. Överväg att skaffa externt stöd i form av rehabsamordnare och statistikuppföljning samt möjlighet till medicinsk rådgivning i samband med sjukanmälan. Skapa också rutiner som gör att chefen uppmärksammas på ökad eller upprepad korttidssjukfrånvaro hos en enskild medarbetare. Följ upp genom att ställa öppna och intresserade frågor till medarbetare om hälsan, trivseln på jobbet och livet i övrigt.
Vi ger en bild av hur gruppen fungerar jämfört med ett stort antal andra grupper och lyfter fram vilka frågor gruppen behöver arbeta med.

Kristina Spegel, psykolog och organisationskonsult på Previa

  1. Agera tidigt vid tecken på ohälsa på jobbet 

    Agera snabbt vid tecken på ohälsa hos en medarbetare eller i en grupp. Ju tidigare insatser desto större möjlighet att sänka sjukfrånvaron. Den som får hjälp i god tid vid längre sjukskrivning, upprepad frånvaro eller andra tecken på ohälsa har större möjlighet att snabbt komma tillbaka i arbete. Tveka inte att ta extern hjälp i ett tidigt skede. 
  2. Var positiv till förändringar i organisationen

    Se till att hela organisationen präglas av en tillåtande attityd där det är mänskligt att göra fel. Uppmuntra medarbetare att prova nya sätt att göra saker. Använd testballonger: Gör först ett försök i liten skala, där kostnaden för ett misslyckande är liten, och gå sedan upp i storlek om det första testet visade sig framgångsrikt. Var noga med att ge tydligt stöd utan förmaningar till den som berättar om ett misstag. 
  3. Håll effektiva möten

    Försök att minska antalet möten. Korta ner de som ändå ska hållas till runt 45 minuter och minska om möjligt antalet deltagare. Se till att det alltid finns ett tydligt syfte: Handlar det om att ge information, inspirera, efterfråga synpunkter, generera idéer eller att fatta beslut? Normalt bör varje diskussion kunna summeras med ett tydligt svar på frågan ”Vad är nästa konkreta åtgärd, och vem ansvarar?” Kom överens om enkla mötesregler, som att hålla start- och sluttider och att mobiltelefoner stängs av. Maximera antalet konstruktiva förslag genom att hålla isär kreativa idéspån från diskussioner och beslutsfattande. 
  4. Planera för att använda tiden effektivt

    Många har självstyrande arbeten som ställer höga krav på fokus och ständiga prioriteringar. Ofta sker arbetet parallellt i flera olika projekt, och ”att göra-listorna” kan göras oändliga. Uppmuntra medarbetare att dela med sig av tips till varandra när det gäller planering och effektiv tidsanvändning, inte minst mejlhantering. Överväg också att bjuda in en professionell föreläsare eller coach på området. Prata igenom på vilka områden ni behöver vara noga med kvaliteten och när ”good enough” får gälla. 
  5. Sätt upp tydliga mål och visioner för förändringar

    En bra chef sätter upp tydliga mål för förändringsprocesser och pekar ut färdriktningen i form av långsiktiga visioner. Förändringar uppfattas ofta som hotfulla och det är svårt att undvika en period av motstånd. Men genom att förklara vad som behöver göras konkret och vad förändringen syftar till ökar förutsättningarna för att alla ska kunna bidra konstruktivt. Kontinuerlig information och dialog är avgörande för att lyckas.

Tjänsten OBM


Organisational Behaviour Management, OBM, är arbetssättet som fokuserar på beteendefrågor. Våra OBM-konsulter är verksamma över hela landet och hjälper er med att arbeta med visioner, strategier, värderingar och relationer

Tjänsten OBM