Aktivitetsbaserad arbetsplats på Nordea.

"Jag har mött människor som blivit inspirerade att söka andra jobb inom företaget genom att kontoret blivit aktivitetsbaserat", säger Maja Domeij, fysioterapeut och ergonom på Previa. Foto: Christofer Edling.

Skriv utSkriv ut

Skrivbordsslavarnas befrielse eller hela havet stormar? Åsikterna är många om aktivitetsbaserade arbetsplatser där medarbetarna saknar egna skrivbord och väljer rum efter arbetsuppgift. Vad ska företaget tänka på innan flyttkarusellen startar?

På ett aktivitetsbaserat kontor är det arbetsuppgifterna som styr var du arbetar. Kreativa brainstormingmöten, fokusering i tysthet, telefonsamtal eller småprat inom projektgruppen är exempel på några aktiviteter som utförs bäst i vitt skilda miljöer. Allt fler företag bygger nu om sina kontor, eller flyttar in i helt nya lokaler, i syfte att anpassa arbetsmiljön till dagens teknik och nya sätt att arbeta.

Lena Lid Falkman, forskare vid Handelshögskolan. Foto: Jonas AndersonEn viktig drivkraft bakom utvecklingen är att fasta telefoner och datorer ersätts av mobiltelefoner, laptops och molntjänster. Och tekniken är inte bara en orsak till utvecklingen utan avgörande för att omvandlingen ska bli framgångsrik. Det menar Lena Lid Falkman, forskare vid Handelshögskolan:
    – Jag tror det hänger väldigt mycket på hur mogen tekniken är, om man ska lyckas. Många blev brända av 90-talets hackiga videokonferenser, men dagens smartphones och läsplattor är lika med att ha mötet redo i fickan var du än är.

Carina Hörnfeldt Bylund arbetar på Coor Service Management och har erfarenheter både av att införa aktivitetsbaserade kontor på sin egen arbetsplats och av att hjälpa kundföretag med samma sak. Hon påpekar att kontoren inte hängt med utvecklingen av vårt moderna sätt att arbeta och att vi behöver omdefiniera vår syn på vad arbete är.
    – Arbete är ju en aktivitet och inte en viss plats. Vi kanske likställer arbetsplats med skrivbord, men vi borde istället fråga oss hur vi arbetar och forma kontoret utefter detta. Vårt arbetssätt har förändrats under de senaste 10-15 åren. I dag går vi till kontoret för att mötas, via telefon, mejl eller möten, medan vi förr sysslade mer med enskilt arbete. Framför allt har vi större mobilitet och flexibilitet i arbetet och kan sitta överallt och jobba.

Skrivborden står tomma
En konsekvens av att kontoren inte har följt med i den här utvecklingen är att många skrivbord står tomma större delen av dagen medan det ofta saknas konferensrum säger Carina Hörnfeldt Bylund, som framhåller vikten av att genomföra en grundlig förstudie innan man går över till ett aktivitetsbaserat kontor:
    – Det finns inga generella lösningar som passar alla företag eller alla avdelningar inom ett företag. Det handlar inte om en resa med start och mål utan om ett förändringsprojekt och en process som fortgår även sedan man flyttat in.

Carina Hörnfeldt Bylund, Coor Service ManagementEn förstudie bör inledas med syfte och mål för omvandlingen, säger Carina Hörnfeldt Bylund och rekommenderar en tydlig vision och inspirerande ledord som beskriver målet. 
    – Se till att få med alla på tåget och förklara vad förändringen syftar till som exempelvis att skapa en attraktiv, kreativ och trevlig arbetsplats. Eller kanske till att stärka varumärket inåt och därmed utåt. 

Förstudien kartlägger medarbetarnas behov med hjälp av förslagsvis följande moment:

  • Undersök beläggningen på kontoret. (I många företag är den i dag ofta inte mer än 40–50 procent.)
  • Genomför enkäter och intervjuer med chefer och medarbetarna om hur de arbetar, vilka behov de har och vilka individer/grupper de samverkar med.
  • Resultatet från undersökningarna ligger sedan som grund för kontorsutformning. Kontoret ska möta arbetssättet, det är då viktigt att få fram vilka funktioner som kan arbeta aktivitetsbaserat och vilka som behöver fasta platser.




Många känner oro
Många människor känner en förklarlig oro inför utsikten att bli av med sitt personliga skrivbord och den oron är viktig att fånga upp och möta, menar Carina Hörnfeldt Bylund:
     – Det handlar om trygghet och att vi människor har vanor. Företaget måste möta detta genom att låta människor vara med och påverka och utveckla arbetsplatsen.

Lena Lid Falkman håller med om att vi människor har ett behov av att boa in oss. 
     – Men det är nog inte så stort som vi tror. Och på de företag jag har studerat är personalen väldigt nöjd med förändringarna, även de som var väldigt skeptiska inledningsvis.

Aktivitetsbaserade kontor ställer högre krav på tydlig arbetsledning: 
    – Cheferna måste jobba med tydliga mål och avstämningar, säger Lena Lid Falkman. 

Nytt arbetssätt tar tid 
Precis som många andra anser Carina Hörnfeldt Bylund att fördelarna med aktivitetsbaserade kontor helt klart överväger – men att det kan ta längre tid att nå fram än man tror.
    – Att själv få bestämma var man vill sitta och jobba och hur man vill samarbeta innebär en stor flexibilitet och trygghet. Men att lära sig jobba på ett optimalt sätt i en ny typ av kontor kan ta uppemot ett år.

Till syvende och sist handlar det inte om att gå från himmel till helvete. De gamla kontorslandskapen älskades nog av rätt få och var sällan optimala för alla typer av arbetsuppgifter. Och för många arbetstagare inom skola, vård och industri är aktivitetsbaserade arbetsplatser – där uppgiften eller maskinen styr var man befinner sig – en självklarhet…


 



Bra arbetsmiljö för många – men inte för alla

Maja Domeij är fysioterapeut och ergonom på Previa, och positivt inställd till aktivitetsbaserade kontor. Samtdigt får inte arbetsmiljöfrågor och medarbetare med särskilda behov glömmas bort.  
Att tänka på i en arbetsrelaterad arbetsplats >>


Previa nära dig
Relaterade aktiviteter
Previa arrangerar flera olika aktiviteter och utbildningar över hela Sverige.